Những ngày gần đây dịch Covid-19 lan rộng khắp các vùng miền Nhật Bản, các doanh nghiệp cũng cho phép nhân viên làm việc tại nhà như 1 giải pháp đối phó với dịch. Thảo luận, hội họp cũng được tổ chức từ xa với sự trợ giúp đắc lực của các công cụ như Google Hangout, Skype, Zoom,… Vậy nhưng giữ được sự tập trung – đặc biệt khi mọi người không ở trong cùng 1 không gian địa lý là 1 điều cực kỳ khó.

Điểm mấu chốt trong bất kỳ cuộc họp nào, kể cả họp truyền thống lẫn online là cần có sự tình nguyện tham gia của các thành viên. Có 4 lý do chính để họp: thuyết phục ai đó, đưa ra quyết định, giải quyết 1 vấn đề hay là thắt chặt hơn các mối quan hệ. 4 mục tiêu trên đều là những hoạt động yêu cầu sự chủ động của từng người; vậy nên sự thiếu hợp tác sẽ khiến chất lượng cuộc họp dù theo cách nào đi chăng nữa giảm sút nghiêm trọng.

Chúng tôi đã thực hiện thí nghiệm so sánh giữa 200 người thường xuyên họp truyền thống với 200 người họp trực tuyến. Và chỉ với 5 phương pháp như trình bày dưới đây, 86% người tham gia họp trực tuyến đã đạt được hiệu quả bằng và thậm chí  hơn so với họp truyền thống.

1. Quy luật 60s

Hãy dành 60s đầu tiên để trình bày bối cảnh của cuộc họp, giúp người tham dự hiểu được lý do  cần tham dự buổi họp này. Bạn có thể trình bày về những thống kê, tin tức,… để kích thích sự quan tâm của người tham dự. Mục đích cuối cùng của phương pháp này là để người tham dự nhận ra vấn đề (hoặc cơ hội) trước khi cùng nhau giải quyết.

2. Đặt trách nhiệm cho từng cá nhân

Bạn cần nêu rõ trách nhiệm của từng người khi tham dự vào cuộc họp là đưa ra ý kiến, chứ không phải quan sát. Giống như việc khi vào rạp chiếu phim ta chỉ tập trung thưởng thức bộ phim; còn khi vào phòng gym ta sẽ tập trung nâng tạ vậy. Tuy nhiên đừng nói thẳng điều này ra với người tham dự mà hãy tạo cơ hội để các thành viên có thể phụ trách những việc có ý nghĩa. Phương pháp số 3 dưới đây là 1 cách hữu hiệu để thực hiện điều này.

3. Mọi người đều cần đóng góp – bạn không thể trốn đi đâu cả 

Nếu trách nhiệm là của chung – điều đó có nghĩa là không ai sẽ chịu trách nhiệm cả. Một cách hữu hiệu là hãy giao nhiệm vụ để mọi người thảo luận/thực hiện bằng cách tìm các công việc vừa mà 1 nhómn 2 ~ 3 người có thể hoàn thành nhanh chóng. Đừng quên cung cấp 1 phương thức để nhóm có thể thảo luận với nhau: Slack, video call,… 

4. Quy luật MVP (Minimum Viable PowerPoint)

Hãy chọn lọc lượng thông tin tối thiểu để cung cấp cho người tham dự, đừng nhồi nhét tất cả vào slide thuyết trình của mình. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tương tác với người tham dự thay cho việc cố gắng lướt qua tất cả số tài liệu đó.

5. Quy luật 5 phút

Đừng bao giờ để người tham dự ngừng “động não” quá 5 phút, khi đó tâm trí mọi người bắt đầu phân tán và rất khó để kéo họ tập trung trở lại cuộc họp.

5 phương pháp trên nên được thực hiện trong bất kỳ cuộc gặp gỡ, họp mặt nào mà bạn tổ chức. Chúng sẽ giúp người tham dự tập trung hơn và ngay lập tức cải thiện hiệu suất làm việc.

Bài viết với tựa nguyên gốc “How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings” do Justin Hale và Jospeh Grenny biên soạn, được đăng trên Havard Business Review.
Các bạn quan tâm có thể theo dõi tại đây.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *