(English follows Vietnamese)
Một agenda tốt là bước đầu tiên cho bất kỳ cuộc họp thành công nào. Nếu bạn muốn tận dụng tốt nhất thời gian của mọi người, hãy biến những “gạch đầu dòng” của nội dung cuộc họp thành những câu hỏi hướng đến kết quả mà bạn đang tìm kiếm.
Ví dụ, thay vì một chủ đề chung chung như “Vấn đề ngân sách”, thì hãy dùng một câu hỏi cụ thể như “Làm thế nào để giảm mức chi tiêu đi $100,000 trong năm tài chính này?”. Hoặc, thay thế một chủ đề như “Kế hoạch chiến lược” với một câu hỏi cụ thể như “Đâu là mối đe dọa từ thị trường mà chúng ta cần phải nhận thức được, nó có thể ảnh hưởng đến chúng ta như thế nào, và chúng ta có thể làm gì để ngăn chặn?”.
Chuẩn bị những câu hỏi như trên trước cuộc họp sẽ giúp bạn dễ dàng xác định ai nên tham gia và cần bao nhiêu thời gian cho cuộc họp. Về cơ bản, cách tiếp cận cuộc họp dựa trên các câu hỏi chính l giúp tăng sự tập trung, sự tham gia chủ động của mọi người cũng như kết quả cuối cùng tốt hơn cho mỗi cuộc họp. Chính vì vậy, hãy gạch đầu dòng nội dung cuộc họp và biến nó thành các câu hỏi một cách thông minh nhưng chi tiết, thay vì phải “độc thoại” nhé!
Design Your Meeting Agenda Around Questions
A good agenda is the first step to any successful meeting. If you want to make the best use of everyone’s time, turn your bullet points into questions that drive to the outcomes you’re looking for. For example, instead of a general topic like “Budget Problems,” try a specific question like, “How will we reduce our spending by $100,000 by the end of the fiscal year”? Or replace an item like “Strategic Planning” with a challenge like, “What is the key market threat we need to be aware of, how could it affect us, and what can we do to anticipate?” Preparing these questions before the meeting will make it easier to determine who should be there and how much time you’ll really need. Ultimately, a questions-based approach to your agenda can bring focus, engagement, and better performance to your meetings. And if you can’t think of questions to ask, maybe you don’t need that meeting after all!
Nguồn: Harvard Business Review
Dịch bởi: Tạ Việt Phương