EISENHOWER MATRIX – NGUYÊN TẮC QUAN TRỌNG (IMPORTANT)/ KHẨN CẤP (URGENT)
Hãy tưởng tượng sếp của bạn đang yêu cầu bạn phải chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho cuộc họp ban giám đốc tiếp theo. Bạn chỉ có vài ngày để tập hợp lại nội dung, trong khi đó khối lượng công việc của bạn đã quá tải và đang còn có nhiều nhiệm vụ quan trọng khẩn cấp khác trong danh sách việc cần làm. Vì việc này, bạn lo lắng, stress và dường như không thể tập trung vào bất cứ thứ gì.
Yếu tố căng thẳng về thời gian là một trong những nguồn gây áp lực phổ biến nhất tại nơi làm việc, và chúng xảy ra do có quá nhiều việc phải làm, trong khi chúng ta lại có quá ít thời gian.
Làm thế nào để có thể đánh bại sự căng thẳng này, và hoàn thành tốt những việc được coi là cần thiết?
Nguyên tắc QUAN TRỌNG/ KHẨN CẤP của Eisenhower sẽ giúp bạn suy nghĩ về thứ tự ưu tiên của các vấn đề, giúp xác định hoạt động nào là quan trọng, khẩn cấp hay chỉ là những hoạt động phiền nhiễu mất thời gian.
Các vấn đề Quan Trọng (Important) và Khẩn Cấp (Urgent) là những vấn đề như thế nào?
Quản lý thời gian tuyệt vời nghĩa là vừa phải đạt được hiệu quả cao đồng thời với hiệu suất cao. Nói cách khác, chúng ta cần phải dành thời gian cho những thứ Quan trọng chứ không chỉ là những thứ Khẩn cấp.
Các vấn đề Quan Trọng là những vấn đề sẽ giúp cho bạn tiến tới mục tiêu cho dù đó là ở công việc hay cá nhân.
Các vấn đề Khẩn Cấp là những vấn đề đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và thường liên quan đến việc đạt được mục tiêu của người khác. Chúng thường là những việc ta tập trung vào và đòi hỏi cần phải chú ý, bởi vì hậu quả của việc ta không giải quyết chúng sẽ xảy ra ngay lập tức.
Khi chúng ta biết hoạt động nào là Quan trọng và Khẩn cấp, chúng ta có thể vượt qua xu hướng tập trung vào các hoạt động khẩn cấp nhưng không quan trọng để chúng ta có thể có đủ thời gian làm những việc cần thiết cho thành công của mình.
Cách sử dụng nguyên tắc Eisenhower
Trước hết, hãy cố gắng liệt kê tất các các công việc và dự án bạn thấy cần thiết phải làm. Sau đó hãy thử sắp xếp những hoạt động đó vào 4 nhóm theo thứ tự ưu tiên sau đây:
1. Quan Trọng và Khẩn Cấp
Các công việc được liệt kê trong nhóm này là những công việc quan trọng có độ ưu tiên cao và cần phải thực hiện ngay lập tức trong hôm nay hoặc muộn nhất trong ngày mai.
2. Quan Trọng nhưng Không Khẩn cấp
Những công việc trong nhóm này thường là những mục tiêu dài hạn rất quan trọng nhưng không có một thời hạn nào rõ ràng. Bạn cần xác định được và sắp xếp chúng một cách kịp thời và lên kế hoạch thực hiện chúng ngay sau khi bạn hoàn thành các công việc ở Mục 1.
Các nhà quản lý thời gian chuyên nghiệp thường để lại ít thứ không có kế hoạch và do đó họ cố gắng quản lý hầu hết những công việc trong danh sách này và giảm căng thẳng bằng cách xếp nó hợp lý trong tương lai.
3. Không Quan Trọng nhưng Khẩn Cấp
Những công việc trong nhóm này thường là những công việc mà bạn có thể ủy thác vì chúng ít quan trọng với bạn hơn những nhiệm vụ khác nhưng vẫn khá cấp bách. Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ được ủy quyền qua email, điện thoại hoặc trong một cuộc họp để kiểm tra lại tiến trình của họ sau này.
Một ví dụ về một nhiệm vụ được ủy quyền có thể là ai đó gọi cho bạn để yêu cầu, nhờ bạn tham gia vào một cuộc họp hoặc giải quyết một vấn đề không nằm trong phạm vi của bạn. Bạn có thể ủy thác trách nhiệm này bằng cách đề xuất một người tốt hơn cho công việc hoặc bằng cách cung cấp cho người gọi thông tin cần thiết để người đó tự giải quyết vấn đề.
4. Không Quan Trọng và Không Khẩn Cấp
Các công việc nằm trong danh sách này được đặt vào góc “Xóa (Delete)” vì bạn nên loại bỏ việc thực hiện chúng. Đây là những công việc gây nhiễu và sẽ gây lãng phí thời gian cho bạn.
Hãy khám phá và ngăn chặn những thói quen xấu, như lướt internet mà không có lý do hoặc chơi game quá lâu. Đây là những lý do để bạn không thể giải quyết các nhiệm vụ quan trọng trong mục 1 và mục 2.
Nguồn: Eisenhower, MindTools, Luxafor
Dịch bởi: Đạt Nguyễn